Dinheiro elas nunca acharam no meio da bagunça de documentos, notas, balancetes e toda papelada que envolvem firmas e escritórios. Mas tem uma história que é hilária. Certa vez, o documento do RH de uma indústria percorreu milhares de quilômetros e foi parar, inusitadamente, no Norte do Brasil. O motivo? A empresa arquivava em caixas vazias de seus produtos papeis corporativos. Como fabricava doces, por engano, as caixas foram carregadas numa carreta e despachadas equivocadamente como se fossem um pedido. Só dois meses depois os documentos retornaram para Marília. Incrível, não?

Para que estas e outras situações desagradáveis geradas justamente pela falta de organização, as arquivistas Maria Fabiana Izidio de Almeida Maran e Luciana Davanzo Tonezer se uniram e criaram a Almeia & Davanzo, empresa especializada em organização de documentos. Em outras palavras: se os seus documentos físicos e digitais estão uma bagunça, chamem as arquivistas de Marília que elas colocam o caos em ordem!

Resultados são alcançados logo nas primeiras semanas, após as arquivistas – que possuem curso superior em Arquivologia – realizarem a identificação, incluindo o chamado mapeamento arquivístico Neste levantamento é possível precisar o que pode descartar e o que deve ser guardado. Mas, a questão não é só guardar, mas como guardar!

“Reduzir a massa documental é imprescindível. Quando há um arquivo organizado, as tomadas de decisões são mais rápidas, os resultados mais precisos e se evita perdas, transtornos e prejuízos”, observaram Maria Fabiana e Luciana Davanzo. O processo de organização documental inclui a utilização de caixas-arquivo, totalmente padronizada. Assim, evita-se guardar um documento do RH da empresa, por exemplo, numa caixa qualquer sob risco de extravio ou descarte equivocado.

Não importa o tamanho da empresa, desde pequena até gigantes de setores econômicos, todas necessitam de um arquivo eficiente. “Dê vida ao seu arquivo, não deixe ele morrer”, afirmou Luciana Davanzo, arquivista formada pela Unesp de Marília. Maria Fabiana se formou na UEL de Londrina. Aliada à organização, a empresa desenvolve migração de arquivo físico para digital, apresenta solução quando companhias não possuem mais espaços para manter o arquivo físico em suas sedes e orienta o que guardar, onde armazenar e avisa quem pode acessar os dados arquivados.

Está precisando de ajuda na bagunça? Então, ligue para a Almeida & Davanzo (14) 98828-9935. Mais informações: www.almeidadavanzo.com e e-mail almeidadavanzo@almeidadavanzo.com.  


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